Afin d'effectuer un suivi des activités et rendre compte, ventiler les charges communes, les charges de structure, les associations mettent en place des feuilles de temps tenues par les membres du personnel, voire les bénévoles...Il s'agit ici de présenter un exemple de feuille de temps sur Excel.

Le fichier présente plusieurs onglets :

1 – L’onglet « Références » permet de définir les codes analytiques (Missions/Actions) retenus par l’association et les dossiers types (Ensemble des tâches effectuées pour la réalisation de la mission, de l'action). Les codes analytiques et les numéros de dossiers permettent une saisie des temps en rapport avec les missions et les actions (déclinaison du projet associatif), une homogénéisation du détail de la saisie. Il convient aussi de saisir dans l’onglet « Références » les initiales de la personne devant établir un compte-rendu d’activité ou une feuille de temps.  

2 – Les onglets mensuels de janvier à décembre sont les récapitulatifs des temps passés par mois. Lors que les codes analytiques et les numéros de dossiers sont saisis, les libellés « Missions/Actions », « Tâches » apparaissent alors automatiquement. Cela permet une meilleure lisibilité de la feuille de temps éditée. Sur chaque onglet mensuel, il convient de saisir le 1er jour du mois afin que les jours de la semaine puissent s’afficher automatiquement.

3 -  Le dernier onglet est un récapitulatif annuel, soit une base de données permettant d’avoir par personne, par code analytique, puis par dossier les temps passés sur l’année (ou la période arrêtée).